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Riunioni ibride, tra presenza e video call il lavoro che cambia

Dati e riflessioni sulle riunioni di lavoro, efficacia percepita e differenze di approccio tra uomini e donne

Meeting e smart working, come rendere le riunioni più utili nell’era del lavoro ibrido

Lavorare oggi significa muoversi continuamente tra spazi fisici e digitali, con un’agenda scandita da riunioni in presenza e video call. Cucine trasformate in uffici, coworking affollati e sale riunioni condivise sono diventati scenari abituali. Ma questa nuova normalità è davvero sinonimo di efficacia o sta mettendo in luce nuove criticità nel modo di collaborare?

Il lavoro ibrido nella quotidianità italiana

Le riunioni sono ormai un elemento strutturale delle settimane lavorative. Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio ASUS Business–Research Dogma, il 77% dei lavoratori italiani partecipa da una a cinque riunioni ogni settimana. Un numero che racconta un’organizzazione dinamica, ma anche un possibile sovraccarico di appuntamenti. Il lavoro ibrido promette flessibilità, ma spesso si traduce in un’agenda frammentata, dove il tempo dedicato al confronto non sempre produce risultati concreti.

Quando il meeting non convince davvero

Nonostante l’impegno, solo il 23% dei lavoratori percepisce le riunioni come realmente efficaci. Questo dato mette in evidenza un problema diffuso: tanti incontri, poca sostanza. Da un lato c’è chi li vive come troppo lunghi e dispersivi, dall’altro chi avverte una carenza di momenti di dialogo strutturato. Il rischio è che la riunione diventi un rituale automatico, più che uno strumento di decisione e collaborazione.

Differenze di genere nel vivere le riunioni

La ricerca evidenzia anche approcci diversi tra uomini e donne. Le donne tendono a preferire il confronto diretto, valorizzando il faccia a faccia come occasione di scambio reale. Gli uomini, invece, mostrano una maggiore propensione per le call da remoto, forse anche per la comodità che questo formato offre. Due visioni che raccontano non solo stili di lavoro differenti, ma anche aspettative diverse rispetto al ruolo delle riunioni nella vita professionale.

Video call e multitasking, una pratica diffusa

Durante le videochiamate emergono comportamenti emblematici. Se più della metà dei lavoratori tiene telecamera e microfono sempre accesi, il 67% sceglie l’opzione opposta, trasformando la call in un semplice sottofondo. Mail, messaggi e attività domestiche si intrecciano con la riunione, tanto che 2 persone su 5 ammettono di fare altro mentre ascoltano. In questi casi, il pensiero “poteva bastare una e-mail” diventa più che comprensibile.

Confusione e cattive abitudini digitali

Il lavoro a distanza porta con sé anche nuove forme di disordine. Microfoni lasciati aperti, voci che si sovrappongono e un uso limitato degli strumenti di moderazione raccontano una certa difficoltà nel gestire la comunicazione online. Solo il 12% utilizza la funzione della mano alzata, mentre il 40% si dichiara infastidito dal caos generato da interventi simultanei. Un paradosso che evidenzia come la tecnologia, senza regole condivise, rischi di amplificare le inefficienze.

Immagine, contesto e percezione professionale

Anche la cura dell’immagine assume un ruolo significativo. Le donne prestano maggiore attenzione a luce, inquadratura e aspetto, trasformando la video call in un contesto professionale coerente. Gli uomini, invece, si concentrano più spesso sullo sfondo e adottano l’ormai celebre stile “formale sopra, comodo sotto”. Un dettaglio apparentemente leggero che racconta molto del modo in cui il lavoro ibrido viene interiorizzato e vissuto.

Ripensare le riunioni per renderle utili

Il quadro che emerge suggerisce una direzione chiara: servono riunioni meno frequenti ma più mirate, con obiettivi definiti e un uso consapevole del tempo. In questo scenario, realtà come ASUS Business puntano a ridurre il divario tra tecnologia e pratiche quotidiane, offrendo strumenti e soluzioni pensate per migliorare davvero la collaborazione. Perché il lavoro ibrido funziona solo quando il confronto torna a essere un valore, non un’abitudine vuota.

16 Dicembre 2025
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